Adempiere ERP

Потреба за убрзавањем пословних процеса како би се парирало конкурентима на тржишту постала је нужност. Да би се брзо доносиле пословне одлуке неопходно је и располагање пословним информацијама заснованим најчешће на великој количини података. Због тога је неопходно да информациони систем кроз који се евидентирају све пословне промене буде адекватан алат који ће све ово да омогући. Такви алати су најчешће за мала и средња предузећа у Србији велики терет у финансијском смислу. С друге стране радити и даље на програмима који најчешће задовољавају само књиговодствене потребе је недовољно. Можда је у том смислу решење окренути се производима отвореног кода и њиховим заједницама.

I. Увод

Адемпиере ЕРП је једно од неколико решења из ове категорије које је у потпуности отвореног кода. После тестирања неколико сличних решења дошли смо до закључка да је баш ово најфлексибилније, најкомплетније и најприступачније у смислу коришћења. Најфлексибилније је у смислу да је унутар самог система предвиђен читав један сегмент који омогућава релативно једноставну адаптацију и функционалну измену и дораду. Такође постоје и могућности за повезивање са другим решењима отвореног кода која могу да послуже као додатни алати. Једна од предности система које би смо навели је дефинитивно могућност да се користи на свим оперативним системима који имају подршку за Јаву (чак и са верзијом Опен јаве) . Ово у старту значи да трошкови по питању било којих лиценци за коришћење софтвера практично не постоје као ни зависност од било ког оперативног система. Из чињенице да је систем отвореног кода у ситуацији сте или да сами радите администрацију система или да за то бирате партнера по свом избору јер нисте условљени да морате имати подршку од произвођача што вам може обезбедити бољи квалитет. Што се тиче функционалности које систем нуди, ту је практично присутно апсолутно све што једном малом или средњем предузећа може затребати: управљање набавком, продајом (велепродајом и малопродајом), људским ресурсима, производњом, пројектима, клијентима, основним средствима и једном од битнијих ствари, извештавањем и анализом а све је то наравно праћено и књиговодственом обрадом. Додатна погодност је што су вам сви ови "модули" на располагању у сваком тренутку а ваша је ствар шта ћете од тога користити (нема испоруке дела софтвера или неколико модула па да морате да докупите касније ако вам нешто недостаје, већ како растете као предузеће тако ћете и користити оно што вам је неопходно). Омогућено је и неколико начина приступа систему: клијентска апликација (класична и Јава Веб Старт), веб апликација (2 Врсте) као и приступ преко мобилног уређаја која је тренутно у фази припреме и тестирања. Приступ систему мобилним уређајем  (за сада преко Андроид или iPhone платформе) омогућава да уз примену интернета приступите систему било када, што би рецимо за теренску продају била одлична ствар и смањило би трошкове набавке специјализованих уређаја за ту намену. Посебно интересантна опција је могућност интеграције веб продавнице. За то постоји два начина: или да се користи интерни модул за ту намену или да се уради повезивање са неким од бесплатних решења као што су Virtuemart, osCommerce или Drupal. Тиме отварате ново тржиште за своје предузеће и приступ новим купцима.

II. Како ово функционише?

На интернет странама www.adempiere.com i www.adempiere.org можете наћи све потребне информације о систему. На првој адреси се налази гомила упутстава, од функционалних до оних која објашњавају развојне поступке и подешавања. Тамо ћете наћи тачне инструкције за подешавање развојног окружења и упутства за преузимање изворног кода уколико планирате да нешто по том питању радите. Уколико хоћете припремљену, готову верзију можете је запаковану преузети са адресе https://sourceforge.net/projects/adempiere/ . Тренутно актуелна верзија је 3.7.0. Можете се придружити и некој од активних група на друштвеним мрежама као што је www.linkedin.com . После скидања запаковане датотеке једноставно је треба распаковати на жељену локацију на рачунару. Званично објављена информација је да овај систем ради на следећим платформама: Windows, FreeBSD, Mac, Solaris и наравно Linux. За почетак рада потребно је да су неке ствари већ урађене. Пошто систем, наравно, користи базу података, неопходно је да постоји инсталиран неки од следећих сервера: Postgres, Oracle (или OracleXE) или MySQL. Потребно је да имате инсталирану и подршку за Јаву и то ЈДК пакет на серверској страни а на клијентској је довољан само ЈРЕ. Можете користити било Oracle (Sun) Јаву било Опен Јаву. С обзиром да се користи и апликативно сервер и ту имате најмање 2 решења која долазе у стандардном пакету: Jboss ili Glasfish (мада је могуће користити и Tomcat). Поента овог набрајања је да скрене пажњу на могућности избора у поставци – у сваком сегменту, од оперативног система до апликативног сервера, имате неколико опција које можете да изаберете како ћете систем подесити и то је искључиво на вама.

III. Основни кораци

А. Преузимање

Nephodne datoteke za instalaciju možete obezbediti na dva načina: 1) preuzimanjem gotove, kompajlirane instalacije ili 2) preuzimanjem izvornog koda i generisanjem datoteka za instalaciju. Ova stvar zavisi od toga šta vam više odgovara i šta ste u stanju da uradite.

Б. Инсталација и подешавање

Sama instalacija se radi praktično u 2 koraka. Uz prethodno obezbeđene pomenute uslove vezane za Javu i odabranu bazu podataka, možete početi sa instalacijom. U prvom koraku pokrenućete izvršnu datoteku u koju se unose podaci vezano za podešavanej rada sistema. Nakon unosa to ćete snimiti i sačekati da se proces završi. Sledećim potezom pokreće se izvršna datoteka kojom se uvozi primerak baze podataka i priprema za korišćenje. Kada se ovaj proces završi potrebno je podesiti jedan java parametar i eventualno podesiti da se sistem pokreće kao servis (za Windows operativni sistem postoji poseban instaler koji vas vodi kroz sve ove korake ). Sve ukupno, ako poznajete proceduru, ovo nemože da traje više od desetak minuta.

Ako poznajete proceduru i zavisno od računara koji će biti server, ovo ne može da traje više od desetak minuta.

В. Имплементација

Nakon što ste završili instalaciju spremni ste da pokrenete sistem. Osnovna varijanta koju možete preuzeti sa interneta dolazi samo sa engleskim jezikom pa je potrebno ubaciti i prevod za Srpski (trenutno je urađeno oko 70% prevoda ali je u potpunosti upotrebljiv za rad). Ovo se radi u ulozi sistemskog administratora preko kog bi trebalo uneti i podatke vezano za jedinice mere, uneti regione za našu zemlju (ako vam to igra ulogu ) i uneti bar neke od većih gradova i mesta, mada ovo možete uraditi u bilo kom trenutku. Ovo je praktično i najozbiljniji i najzahtevniji deo. Najčešće se polazi od neke osnove gde postoji korišćenje nekog, najčešće, knjigovodstvenog programa pa i podaci u njemu. Ukoliko postoji opcija da se podaci izvezu, najbolje u xls formatu iz postojećeg programa, onda ih je moguće relativno brzo ubaciti u ovaj sistem. U pripremi za ovu fazu neophodna je uska saradnja implementatora, knjigovođa i nekog iz menadžmenta ko je najviše okrenut ka operativnom organizovanju i dobro poznaje način rada preduzeća.

1) Registracija preduzeća – ovo je prvi korak u pripremi za rad. Podrazumeva definisanje naziva preduzeća koje će biti korisnik sistema (moguće je u jednom sistemu teoretski registrovati neograničen broj preduzeća – u daljem tekstu klijenata), njegovih osnovnih podataka (pib, adresa, telefon, ime osnovne organizacije itd.) i uvoz kontnog plana. Svako preduzeće može definisati svoj kontni plan, kako to knjigovođe najčešće i rade. U okviru jednog klijenta može postojati proizvoljan broj organizacija a neophodna je bar jedna koja se i definiše pri samoj registraciji klijenta. Organizacije se najčešće definišu prema lokacijama ali je naravno moguće i u okviru jedne lokacije definisati nekoliko organizacija. Ovo pre svega zavisi od samog načina organizovanja preduzeća jer se ovim može postići bolji pregled i izveštavanje, koji deo preduzeća ima kolike troškove, prihode i sl. Organizacije se mogu definisati prema skupu aktivnosti koje obavljaju pa tako možete odvojiti veleprodaju, maloprodaju, administraciju, proizvodnju ili razvoj – stvar je vaše procene i potrebe. Posle ovoga pristupa se podacima samog klijenta i podešavanjima unutar njega.

2) Uvoz podataka - ono što je neophodno je uneti početno stanje ako preduzeće nije u potpunosti novo (misli se na stanje po kontima na određeni datum). Ovo je moguće uraditi ili „ručno“ ili, najčešće, primenom uvoza datoteke u određenom formatu. Isti princip se primenjuje i za otvorene račune, poslovne partnere, artikle, količine po artiklima. Za svaku od ovih stavki kreira se određeni format koji se uvozi i tako lakše unose početni podaci. Ovo naravno nije neophodno da se uradi ovako i moguće je sve uneti „ručno“ - stvar izbora i procene.

3) Definisanje ostalih parametara – ukoliko se koristi uvoz podataka za neke od gore navedenih pojmova, prethodno je potrebno definisati neke parametre kao što su poreske grupe i stope, grupe artikala i poslovnih partnera, cenovnike, uslove plaćanja. Ovo si parametri koji su obavezni u svakom slučaju bez obzira na način na koji će se unositi početni podaci. Nakon što ste sve uneli dobra praksa je prekontrolisati unos i eventualno ispraviti ili dodati neke podatke koji su uneti.Jedno od vrlo korisni stvari je definisanje grupa – poslovnih partnera, artikala/usluga, troškova i sl. Ovo vam omogućava da se kasnije formiraju razni izveštaji gde će kao parametar biti grupa. Takođe, kada definišete npr poslovnog partnera, kada mu dodelite grupu kojoj pripada i kada zabeležite unos, taj poslovni partner će automatski imati podešavanja knjiženja kao i grupa.Ovde bi trebalo pomenuti da npr poslovni partneri i artikli mogu imati podešavanja knjiženja kao grupa ili svaki pojedinačno pri čemu prioritet ima ono podešavanja koje je na samoj stavci.Jedna od bitnijih napomena je da ovaj sistem kao poslovne partnere vidi sve – dobavljače, kupce i zaposlene. Pri samom definisanju parametara odredićete da li je to kupac i/ili dobavljač ili zaposleni. Po svakoj osnovi se može podesiti knjiženje koje, kao što je već rečeno, dobija ili od grupe ili se podesi samo za njega. Ovim je objedinjena potreba da se jedan poslovni partner tretira i kao dobavljač i kao kupac što vam daje pregled ukupnog otvorenog bilansa za svakog poslovnog partnera.

Г. Обука и коришћење

Sledaći korak nakon implementacije je obuka korisnika. Uz svaku instalaciju dolazi i jedan demo klijent na kom možete vežbati i probati apsolutno sve pre nego što to isto upotrebite u stvarnoj situaciji. Ovo vam daje popriličnu slobodu da eksperimentišete i imate „poligon za obuku“ u svakom trenutku.Ovo je takođe jako bitan korak u celokupnoj postavci sistema. Neophodno je sprovesti dobru obuku korisnika kako bi ga što brže i efikasnije koristili. Generalno logika koja je postavljena pri korišćenju u unosu i pregledu podataka je svuda ista npr. unos poslovnog partnera, artikala, odabir ostalih parametara. Prozori za pregled i unos podataka su prilično slično tako da se nakon savladavanja osnovnih postavki dalje napreduje jako brzo. Logika je naravno ista bez obzira koji način pristupa da odaberete.Pristup sistemu je moguće uraditi na nekoliko načina:

1) preko klijentske aplikacije instalirane na lokalnom računaru (potrebno je da bude instalirana minimum java 1.5 JRE):

2) pristup preko web aplikacije (možete je otvoriti u novijim verzijama firefox-a, chrom-a ili internet explorera). Sa obezbeđenim pristupom serveru preko interneta, možete se prijaviti i sasvim normalno raditi. Ukoliko imate knjigovođu koji vam uslužno vodi knjige, ovo je vrlo korisno jer može da se brzo prijavi na sistem i odradi svoj deo. Takođe je prikladno za knjigovodstvene agencije koje rade za više klijenta, jer u okviru jedne instalacije mogu da otvore više klijenata koji sistemu mogu pristupiti iz svojih kancelarija.

3) pristup preko aplikacije za mobilne telefone – platforma Android i iPhone (u fazi je testiranja)

Д. Подршка

S obzirom na mogućnost pristupa sa udaljenih lokacija podršku vam može pružati bilo ko, naravno ako poznaje sistem. Ovo vas stavlja u poziciju da birate sa kim ćete poslovati po tom pitanju. Pored toga na društvenim mrežama se može naći dosta odgovara na pitanja koja vas muče u okviru grupa koje su opredeljene za ovu tematiku. Na wiki stranama na adresi ranije navedenoj, takođe možete naći kompletna uputstva kako za funkcionalnu tako i za razvojnu upotrebu. Ni youtube nije bez materijala za Adempiere – postoji dosta video prikaza kako se neke stvari rade, podešavaju i koriste. Generalno sistem pruža sve one prednosti koje sa sabom nosi otvorena zajednica.

IV. Опште и посебно

A. Опште

Najkraće rečeno sistem ima na raspolaganju funkcije objedinjene kroz nekoliko modula:

1) Administracija sistema – podešavanje svih parametara od podataka vezanog za klijenta i njegovih organizacija do podešavanja prava pristupa, formata štampe, delimičnog upravljanja dokumentima, izgledom prozora, izveštavanjem i procesima a da pri tome ne morate znati preterano pisanje samog koda

2) Upravljanje klijentima kroz evidenciju podataka o njima i praćenjem raznih parametara po tom pitanju

3) Prodaja – porudžbine kao osnovni proces povezuju račune i otpremnice korišćenjem cenovnika, u valutama po potrebi, dodeljivanjem za svakog klijenta uslova plaćanja, rabata, korišćenjem višejezičnih dokumenata za svakog posebno po potrebi, korišćenje integrisane web prodavnice i POS prodajnog mesta i to za obe varijante – klijentsko i web POS prodajno mesto

4) Nabavka – upravljanje lancem nabavke

5) Robno – materijalno i finasijsko knjigovodstvo i analiza – vrlo jednostavna izrada dokumenata kao što su bruto ili bilans uspeha

6) Upravljanje projektima – ukoliko imate procese koje radite kao projekte za svaki možete ispratiti statistiku što može biti vrlo korisna stvar

7) Upravljanje proizvodnjom – potpuno upravljanje svim proizvodnim aktivnostima

8) Evidencija osnovnih sredstava

9) Upravljanje ljudskim resursima – podrazumeva evidenciju svih bitnih parametara za svakog zaposlenog od radnog mesta na kom se nalazi do obračuna zarada

Б. Посебно

Postoji čitav niz funkcija koje verovatno nećete naći u rešenjima koje primenjuju mala preduzeća a dobrim delom i srednja. Pored nekih manjih stvari kao što su integrisan kalkulator ili kalendar postoji još i:

1) Čet – ova funkcija vam omogućava da evidentirate nečiji komentar uz nekakv dokument – npr ako pitate za savet nekog rukovodica nešto po pitanju nekog računa njegov odgovor kao i vaše pitanje može da se pribeleži i ostaje arhivirano uz taj dokument, ne postoji opcija briasanja

2) Periodična dokumenta – ukoliko imate neka dokumenta npr račune koje izdajete recimo svaki mesec i koja su manje-više uvek ista ili sličan, u ovoj opciji ćete ih definisati i dovoljno je da svakog meseca u planirano vreme samo pokrenete proces

3) Automatska dopuna zaliha – za svaki artikal možete odrediti minimalne i maksimalne količine i pokretanjem ovog procesa generisati potrebne količine za naručivanje

4) Procesiranje uplata – predvđena je opcija direktne komunikacije sa bankom preko procesora plaćanja

5) Prihvatanje platnih kartica – postoji opcija prihvatanja platnih (master, visa, american express ) kako bi se automatski procesuiralo plaćanje na ovaj način

Napomena: ove dve stavke nismo imali priliku da testiramo.

6) Sistem izveštavanja – tako je osmišljen da pored ionako velikog broj već kreiranih imate priliku da sami napravite dosta drugih koji su vam potrebni poštojući osnovna pravila i najčešće bez potrebe da to radite direktno pišući kod već samo korišćenjem integrisanih alata za tu namenu. Onog momenta kada kreirate izveštaj možete i da podešavaet formate za štampu ali i da izvezete podatke iz izveštaja u jedan od osam formata među kojima i naravno pdf, xls, csv. Možete da napravite i kontrole učinaka koje će vam reći informaciej o npr ukupnom iznosu računa u nekom periodu kao npr iznos računa na mesečnom nivou ili iznos otvorenih računa i da to vidite svaki puta kad se prijavite na sistem – npr svako jutro

7) Komunikacija sa serverom e-pošte – moguće je direktno iz sistema slati poruke u kojima mogu biti dokumenta npr porudžbenice ili obračuni zarada, koje možete slatipojedinačno ili određenoj grupi poslovnih partnera npr zaposlenima, dobavljačima i sl. Takođe možete primati i automatizovane poruke kao npr da vam sistem generiše poruku kada je vreme za naplatu ili plaćanje nekog računa što takođe može biti vrlo korisna stvar.

В. Интеграције

Pošto je sistem otvorenog koda članovi zajednice su se potrudili da svako iz nekih svojih raloga ovaj sistem poveže sa još nekim dodatnim alatom kao npr:

1) VirtueMart – platformom za razvoj internet prodavnice bazirane na joomla rešenju ali nije jedina opciaj jer se to isto može uraditi i sa osCommerce ili Drupal platformama

2) JasperReports – sistem za izradu izveštaja

3) Alfresco – sistem za upravljanje dokumentacijom

4) Paypal – integracija sa ovim sistemom plaćanja

5) Thinderbird – integracija sa ovim klijentom elektronske pošte

6) Mondrian – sistem za analizu podataka

V. Закључак

Nakon testiranja nekoliko rešenja otvorenog koda stekli smo utisak da je ovaj sistem odlično osmišljen i dobro realizovan. Može se reći da je prilično intuitivan za korišćenje a pri svemu tome sveobuhvatan sa veoma velikim mogućnostima rešavanja raznih potreba. S obzirom da je dostupan besplatan mislimo da može biti nešto što će malo podići nivo informacionih sistema u pre svega malim Srpskim preduzećima čiem će dobiti jedan odličan alat koji će im omogućiti efikasno upravljanje poslovnim procesima. Jedna od bitnijih stvar zbog kojih smo se odlučili da se posvetimo baš njemu je, pored relativno lakog korišćenja, prilično korektnog izgleda i velikog broja funkcionalnosti, i činjenica da ne postoji ograničenje u bilo čemu – apsolutno ničim niste uslovljeni. Sistem možete postaviti kako god vama odgovara – u tom smislu imate potpunu slobodu. Naša ideja je da se formira zajednica oko ovog projekta gde će svi zainteresovani razmenjivati iskustva u primeni ovog sistema a time i obezbediti veći broj učesnika - onih koji će sistem koristiti i onih koji će sistem održavati. U tom smislu obezbeđen je i domen www.adempiere.rs koji je predviđen za pružanje osnovnih podataka i aktivaciju foruma a koji se nadamo da ćemo uskoro aktivirati. Sistem je, nakon nekoliko intervencija koje smo izveli (svim zainteresovanima možemo predati kompletno pripremljenu aplikaciju sa prevodom, naravno besplatno), u potpunosti u upotrebi sa oko 70% urađenog prevoda.